Обязанности:
• встреча и приём посетителей компании;
• работа с электронной почтой, мини-АТС, факсом, сканером;
• управление входящими/исходящими вызовами компании, переадресация вызовов;
• организация и ведение документооборота в компании (фиксация и систематизация текущей корреспонденции коммерческого и юридического отдела с присвоением индивидуальных идентификационных входящих/исходящих номеров с соответствующим разнесением документации различного типа по отдельным тематическим таблицам в целях ускорения идентификации и поиска их бумажных копий в случае необходимости, с ведением общей базы исходящих/входящих документов; обеспечение наличия копий как в бумажном так (касательно отдельной типологии документации) - в электронном виде);
• ведение деловой переписки (с российскими контрагентами и с головной компанией в Италии (на итальянском языке), реже – на английском языке (с неносителями); Подготовка проектов писем, обращений и т. д. по прямому поручению Генерального директора компании; Обеспечение их отправки и контроль прохождения и получения. Ведение последующего коммуникационного процесса в целях обеспечения ответа на направленные письма и обращения;
• ведение графика рабочего дня руководителя;
• осуществление деловых контактов с российскими контрагентами/инстанциями, а также с итальянской стороной посредством телефонной проводной связи, а также IP-телефонии (Skype);
• участие в собраниях и совещаниях офиса, компании, ведение протоколов оперативных совещаний;
• обеспечение организации переговоров с итальянской стороной (согласование с руководством номенклатуры необходимых материалов (запрошенных итальянской стороной и своих), обеспечение их подготовки непосредственными исполнителями и перевод на итальянский язык;
• участие в переговорах с итальянскими партнерами, учредителями и контрагентами в качестве устного последовательного переводчика с/на итальянский язык;
• участие в выездных переговорах российского руководства и менеджмента компании в Италии в качестве сопровождающего переводчика и секретаря;
• частичное выполнение функций менеджера ВЭД: координация контактов с итальянской стороной, координация согласования состава готовящихся к отгрузке клиентских заказов, работа с грузоперевозчиками на предмет обеспечения доставки грузов с оборудованием до Санкт-Петербурга, взаимодействие с таможенным брокером, курирующим операцию по ввозу в целях оказания ему необходимого документарного и коммуникационного содействия;
• перевод специальной документации с/на итальянский и (реже) с английского языка.
• работа на специализированных выставках в качестве сотрудника на стенде, в т. ч. за пределами России;
• работа по обеспечению визовой поддержки итальянских руководителей/сотрудников и российских руководителей/сотрудников (частично: функции визового сотрудника в рамках необходимо потребного уровня визовой поддержки для сотрудников и руководителей компании);
• обеспечение функционирования офиса (функции офис-менеджера, контакты с поставщиками услуг, необходимых для нормального функционирования офиса и работы его сотрудников, как то: контакты с IT компанией на предмет поддержки парка ПК, ПО, поставщиками канцтоваров, букинг-агентством на предмет необходимой трэвел-поддержки сотрудников);
• осуществление прямых деловых контактов с менеджерами и другими сотрудниками компании;
• выполнение отдельных поручений генерального директора (также доведение распоряжений руководства до ответственных лиц).