Обязанности:
Встреча гостей (их координация внутри офиса), информирование сотрудников о приходе к ним посетителей.
Прием и распределение входящих телефонных звонков, отправка и прием факсов.
Ведение документооборота офиса. Регистрация документов с использованием системы электронного документооборота
Участие в подготовке к совещаниям, переговорам.
Сканирование, ксерокопирование, брошюрирование документов.
Выполнение поручений руководителей, контроль сроков исполнения поручений руководителей сотрудниками.
Помощь сотрудникам в разрешении возникающих в процессе работы проблем.
Организация командировок руководителей (заказ билетов, бронирование гостиниц).
Рассылка необходимых материалов сотрудникам, организация поздравлений именинников и юбиляров.
Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов для оргтехники, чистящих и моющих средств, продуктов питания (чай, кофе, и т. д.). Контроль наличия вышеперечисленного.
Поддержание чистоты офиса, контроль и координация работы офиса. Поиск машин для отдела снабжения, работа с сайтом компании, обновление тендеров, подготовка доверенностей.